« C'est pour bientôt ! »
Un premier email ou SMS récapitulant les informations de la première mission : jour et lieu de RDV, numéro de la personne de contact, comment venir et où se garer, déroulé de la journée.
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▸ Guide pratique
Ce guide est issu d'une recherche-action menée en 2022 auprès d'une quinzaine d'associations de 60 à 10 000 bénévoles, dans le cadre d'un mémoire de diplôme (UX-Designer, Gobelins Paris). Les mécanismes documentés ici, accueillir, intégrer, transmettre, dire au revoir, sont ceux que Hold Space travaille encore aujourd'hui en entreprise. En accès libre.
Mis en application dans 3 structures pour beta-test puis diffusé globalement. Actualisé chaque année avec les retours terrain.
Comment utiliser ce guide
Les étapes sont structurées : avant l'arrivée du bénévole, la gestion de ses premiers jours et missions, le point au fil des mois de la première année, jusqu'à son départ.
Selon la taille de votre structure et vos ressources, choisissez au moins une carte-solution par grande étape, pour créer votre propre parcours d'accompagnement, réaliste et réalisable.
Un premier email ou SMS récapitulant les informations de la première mission : jour et lieu de RDV, numéro de la personne de contact, comment venir et où se garer, déroulé de la journée.
Un second email avec des pièces jointes utiles, à lire à son rythme : fiche de mission (créée ensemble), organigramme, contacts utiles, process (repas partagés, AG…), un plan si pertinent.
Un troisième message (email, SMS, WhatsApp) pour mettre en relation le nouvel arrivant et son parrain ou sa marraine, sa personne référente pendant ses premiers mois, voire sa première année.
Prévenir l'équipe bénévole de son arrivée par email et transmettre ses coordonnées, en particulier aux personnes avec lesquelles il·elle va travailler.
Vérifier que les conditions humaines et matérielles sont réunies : personnes disponibles, poste de travail, outils, canaux de communication. Dire au bénévole de venir un peu plus tôt la première fois.
Créer une liste de bénévoles volontaires pour parrainer. Identifier une personne pertinente, lui transmettre un guide du parrainage (ou la fiche de mission) et convenir de ses disponibilités pour les premiers rendez-vous.
Prévoir une formation si nécessaire, pour que le bénévole puisse la suivre dès son arrivée.
Prévoir un temps d'accueil différencié de la mission : présenter l'association, la vision, les enjeux du moment. Un café, un déjeuner, un moment de socialisation.
Préciser les droits et devoirs du bénévole comme ceux de l'association, la posture attendue et les engagements réciproques. Y revenir à chaque évaluation pour confirmer que chacun est au niveau, et redresser le cap au besoin.
On n'a pas deux fois l'occasion de faire une première bonne impression.
Le parrain ou la marraine accueille le bénévole, se présente, explique la mission, présente les équipes et les lieux : où se restaurer, les bons conseils, ce qu'il faut faire et ne pas faire.
Une fois la mission expliquée ou la formation réalisée, le bénévole prend son poste en autonomie si la mission s'y prête, avec le parrain ou les équipes à disposition en cas de besoin.
Prévoir un échange semi-directif sur son expérience. Ne pas présumer de son engagement dès le premier jour, laisser la possibilité de se désister.
Questions semi-directives
Un temps d'échange parrain × bénévole après deux missions, puis tous les mois. Vérifier systématiquement deux points : comment se passent les missions ? Le bénévole peut-il maintenir ce niveau d'engagement ?
Envoyer une trame où le bénévole décrit ce qu'il a perçu des missions, de l'association, de l'ambiance, des difficultés. Remis à un salarié, pas au parrain. Enjeu : changer de parrain si le match humain est absent.
Inviter les nouveaux bénévoles à venir avec des proches sur des moments de convivialité ou des missions faciles, pour faire découvrir l'engagement et proposer d'y prendre part.
Organiser des moments entre bénévoles en dehors des missions, sans discours ni prise de parole de l'association.
Un petit SMS ou email à 1 mois, 3 mois, 6 mois pour remercier le bénévole d'être là. Fêter aussi son anniversaire lorsque l'occasion se présente.
À six mois, faire un entretien pour proposer de la formation, de nouvelles missions, et échanger sur la vision que le bénévole a de sa mission actuelle.
Informer des remboursements de frais kilométriques, de la nourriture à disposition, voire négocier de petits cadeaux avec les mécènes ou de la formation par mécénat de compétences, pour valoriser le temps offert.
Le bénévolat est un champ de développement personnel : proposer des missions que la personne a envie de faire, pas seulement ce qu'elle sait déjà faire. L'engagement peut permettre de se réorienter.
Parce que toute relation est amenée à se terminer un jour, par choix ou par la force des choses, on travaille un atterrissage en douceur.
Utiliser les points réguliers du parrain pour anticiper un départ ponctuel ou permanent : prendre note de la difficulté, dire au bénévole que c'est OK, le remercier, expliquer qu'on se réorganise en fonction de sa contrainte.
Faire remonter l'information aux équipes pour s'adapter : proposer un nouvel horaire, une mission moins chronophage ou plus accessible. Comment garder la ressource humaine qui nous connaît et qu'on apprécie ?
Proposer les solutions trouvées au bénévole. Si cela convient, on adapte. Sinon, on remercie de son honnêteté et on prépare son départ.
En cas de départ, informer toute l'équipe et préparer un moment de convivialité sur la dernière mission ou le prochain événement. Envoyer un email général pour remercier le bénévole de son engagement sur la durée.
Au prochain anniversaire, envoyer une carte pour signifier qu'on ne l'oublie pas. Si pertinent, l'inscrire dans une base pour l'inviter gratuitement à un événement annuel, à vie.
Pour chaque brique : les outils concrets, qui la porte, à quel rythme. À la clé, un enseignement : la moitié du dispositif est portable par des bénévoles, il ne repose pas que sur les salariés.
Qui porte le dispositif ? (décompte du tableau ci-dessous)
Socle = la brique indispensable, à faire même avec zéro ressource · Les « libres » = alternatives gratuites, hébergées en France
Une fois par an, une courte enquête de 5 minutes pour l'enrichir de vos retours, et la nouvelle édition en avant-première.
Vous êtes une entreprise ?
Contrat, savoirs critiques, équipe qui reste, transition identitaire : les enjeux d'un départ salarié n'ont rien à voir avec ceux d'un engagement bénévole.
Et enfin
Dire « merci » encore plus souvent qu'on ne le pense.